Administrasi

Manajemen Karyawan

CRUD karyawan, undangan via email, manajemen role, departemen, dan jabatan.

Hak Akses

Fitur ini hanya tersedia untuk role hr_admin ke atas (admin, reseller_admin, superadmin).

Tambah Karyawan Baru

  1. Menu Karyawan → Tambah
  2. Isi data dasar: NIK, nama, email, nomor HP
  3. Assign departemen & posisi (jabatan)
  4. Pilih atasan langsung (manager_id)
  5. Set tanggal masuk + tipe karyawan (tetap/kontrak/intern)
  6. Isi data personal: TTL, NPWP, BPJS, rekening bank
  7. Save → karyawan masuk database (belum bisa login)
💡
Role karyawan otomatis ditentukan dari jabatan (positions.default_role). Manager jabatan → role manager, dst.

Undang Karyawan

Setelah data karyawan tersimpan, kirim undangan agar bisa login:

  1. Buka detail karyawan
  2. Klik tombol Kirim Undangan
  3. Sistem generate token unik (valid 7 hari) + kirim email
  4. Karyawan klik link di email → set password sendiri

Alternatif: Set Password Manual

Jika karyawan tidak punya email:

Detail Karyawan → Tab Akun → Set Password

Berikan password ke karyawan secara aman (chat pribadi, bukan group).

Departemen & Posisi

Struktur organisasi (departemen & jabatan) dikelola HR sebagai bagian dari data master karyawan. Saat menambah karyawan, pilih departemen dan posisi yang sesuai.

Departemen

  • Nama (misal: Engineering, Sales, HR)
  • Kode unik (misal: ENG, SLS, HR)
  • Parent department (untuk hierarki)
  • Manager departemen (auto-approve cuti tim)

Posisi (Jabatan)

  • Judul jabatan (misal: Senior Engineer, Sales Manager)
  • Grade & range gaji
  • Departemen yang menaungi
  • Default Role — otomatis menjadi role karyawan saat di-assign

Soft Delete vs Hard Delete

Kastara HR tidak pernah hard delete data karyawan — selalu soft delete (deleted_at). Data tetap tersimpan untuk audit & laporan historis (payroll, attendance, dll).

⚠️
Karyawan yang di-soft-delete tidak bisa login lagi tapi data historis tetap accessible untuk laporan.

Status Karyawan

  • active — karyawan aktif
  • inactive — sementara non-aktif (cuti panjang, sakit)
  • resigned / terminated — sudah offboarding (lihat modul Offboarding)

Shift Karyawan

Dari detail karyawan, HR dapat menetapkan shift kerja dan melihat riwayat penugasan shift. Shift menentukan jam masuk, grace period, dan perhitungan keterlambatan (lihat modul Absensi).