Fitur

Kasbon & Klaim Expense

Pinjaman kasbon, klaim reimbursement, dan uang muka operasional dengan workflow approval.

Kasbon (Pinjaman Karyawan)

Karyawan dapat mengajukan kasbon (pinjaman dari perusahaan) yang nantinya dikembalikan secara cicilan melalui potongan payroll.

Cara Mengajukan Kasbon

  1. Menu Kasbon → Ajukan Kasbon
  2. Isi jumlah pinjaman dan alasan
  3. Tentukan jumlah cicilan per bulan
  4. Submit → notifikasi ke HR untuk approval

Alur Status

pending → [manager approve] → manager_approved → [HR approve] → hr_approved → [HR cairkan] → repaying → settled
pending → [reject] → rejected
💡
Sisa kasbon yang belum lunas akan otomatis diperhitungkan sebagai potongan pada settlement Offboarding jika karyawan mengundurkan diri.

Cicilan & Pelunasan

  • Cicilan dipotong otomatis setiap payroll run bulanan hingga lunas
  • HR dapat melihat saldo pinjaman (outstanding) setiap karyawan
  • Jadwal cicilan dibuat otomatis saat pencairan, mulai bulan berikutnya

Klaim Expense (Reimbursement)

Karyawan mengklaim biaya operasional yang sudah dibayar sendiri (transport, akomodasi, dll) dan meminta penggantian dari perusahaan.

Cara Mengajukan Klaim

  1. Menu Klaim Expense → Ajukan Klaim
  2. Pilih kategori (transport, makan, akomodasi, dll)
  3. Upload bukti pembayaran (foto struk / invoice)
  4. Isi jumlah, tanggal, dan keterangan
  5. Submit → approval HR atau manager

Alur Status Expense

pending → [manager/HR approve] → manager_approved → [bayar] → reimbursed
pending → [reject] → rejected

Pembayaran tergantung metode payout: payroll diselesaikan otomatis pada payroll run berikutnya (non-taxable), atau transferditandai dibayar (reimbursed) oleh HR.

🎯
Upload bukti yang jelas dan detail — klaim tanpa bukti valid akan ditolak.

Uang Muka Operasional

Berbeda dari kasbon (pinjaman pribadi), uang muka operasional adalah dana yang diberikan di muka oleh perusahaan untuk keperluan operasional (acara, pembelian, dinas). Pengajuan dibuat oleh manager/HR atas nama karyawan, lalu dipertanggungjawabkan dengan struk.

Alur Status

pending → [HR approve] → hr_approved → [HR cairkan] → disbursed → [pertanggungjawaban + struk] → settlement_submitted → [HR konfirmasi] → settled
  • Manager/HR membuat pengajuan untuk karyawan (manager: bawahan langsung)
  • Setelah dicairkan, karyawan belanja lalu submit realisasi + struk (tenggat 30 hari)
  • HR mengonfirmasi: sisa dikembalikan; jika pengeluaran melebihi pencairan, selisihnya otomatis menjadi klaim expense (dibayar via payroll)

Untuk HR Admin

  • Lihat semua pengajuan kasbon dan klaim di masing-masing menu
  • Filter per status, karyawan, atau periode
  • Approve/reject dengan catatan alasan
  • Rekap total potongan kasbon per karyawan untuk acuan payroll
  • Export daftar klaim expense yang sudah dibayar untuk rekonsiliasi